Ein Elektrounternehmen aus der Schwerindustrie erhöht das Sicherheitsbewusstsein von über 435 Mitarbeitern mit einer technischen, iPad-basierten Lösung, einschließlich ihrer innovativen Anwendung zur Analyse des Arbeitssicherheit.
Sicherheit geht vor
Jeff Coghlin, IT-Manager, erklärt, wie wichtig Sicherheit für Braun Electric ist. „Wir sind ein alteingesessenes Unternehmen“, sagt Coghlin. „Gleichzeitig bleiben wir auf dem neuesten Stand der Technik, indem wir uns kontinuierlicher Verbesserung verschrieben haben – mit der FileMaker-Plattform als Eckpfeiler. Auf unsere Sicherheitsbilanz sind wir besonders stolz. Diese hat sich durch größere Gründlichkeit und Zugänglichkeit von Informationen, die durch die FileMaker-Plattform ermöglicht wird, noch weiter verbessert.“
Um die Sicherheit am Arbeitsplatz für über 435 Mitarbeiter in Angriff zu nehmen, setzten sich App-Entwickler Jason Larson und Coghlin mit dem Business Improvement Team zusammen, um die dringendsten Probleme zu identifizieren. Sie beschlossen, dass ihre erste Aufgabe darin bestand, die kritischsten und mit die komplexesten Geschäftsprozesse zu digitalisieren: Die Arbeitssicherheitsanalyse (JSA).
Traditionell waren die Formulare zur Unterstützung der JSA zu 100 % papierbasiert. Die Mitarbeiter im Außendienst füllten Formulare vor der Arbeit aus und ordneten Standardarbeitsanweisungen (SOPs) aus großen Ordnern den Arbeitsabläufen zu.
Der SOP-Wartungsprozess erforderte den Druck und die Pflege von zwei Ordnern mit Informationen für jedes der über 300 Fahrzeuge im Unternehmen. Wurde ein bestehendes Verfahren geändert oder ein komplett neuer Prozess erstellt, musste für jeden Ordner im Unternehmen ein neues Blatt Papier gedruckt, laminiert und gelocht und die alten Blätter gesammelt werden. Dies hat zwei bis drei Wochen in Anspruch genommen. Braun benötigte einen effizienteren Weg, um diese Informationen an seine Mitarbeiter zu verteilen und sicherzustellen, dass sie über die aktuellste Version dieser wichtigen Informationen verfügen.
Larson erklärt: „Wir brauchten ein digitales Formular und eine mobile Lösung, die den Mitarbeitern hilft, indem sie Informationen sofort bereitstellt und die Elektriker auffordert, Fragen zu grundlegenden Sicherheitsproblemen zu beantworten, die sie vielleicht nicht bedacht haben.“
Wir sind ein alteingesessenes Unternehmen. Gleichzeitig bleiben wir auf dem neuesten Stand der Technik, indem wir uns kontinuierlicher Verbesserung verschrieben haben – mit der FileMaker-Plattform als Eckpfeiler.
Jeff Coghlin, IT-Manager, Braun Electric Company
Eine Grundlage für bessere Geschäfte
Nach der Entscheidung, dass die Optimierung des JSA-Prozesses das erste Anliegen war, stellte sich als Nächstes die Frage, wie diese Aufgabe zu bewältigen sei. Welche Technologie würde die kürzeste Entwicklungszeit bieten und die plattformübergreifende Grundlage für viele weitere Lösungen bilden, die Geschäftsprozesse automatisieren und verbessern könnten?
„Anwendungen sollten sich an Menschen und Prozessen orientieren, anstatt dass die Menschen ihre Arbeitsweise ändern müssen, um eine Anwendung zu nutzen“, sagt Coghlin. „Deshalb haben wir uns entschlossen, eine eigene FileMaker-App zu entwickeln, die zu unseren Prozessen passt.“
CEO Ed Ott fügt hinzu: „Die Notwendigkeit, Informationen auszutauschen, galt nicht nur für das Personal im Außendienst. Um aus der Sicht des Front-Office mehr mit weniger zu erreichen, war ein System erforderlich, das Daten und Informationen in Echtzeit zurückmeldet und so allen Verantwortlichen und leitenden Projektmanagern gleichzeitig die Reaktion auf Risikoaktivitäten mitteilt. FileMaker bot diese Flexibilität und war eine willkommene Abwechslung. Zusätzliche Manager für die Überwachung unserer risikobehafteten Arbeitslast mussten nicht eingestellt werden. Dadurch, dass unser derzeitiges Führungspersonal besser informiert ist, wurde der Bedarf an zusätzlichen Mitarbeitern verdrängt. Außerdem konnten wir in die Technologie zu insgesamt geringeren Kosten investieren.“
Die Lösung musste extrem einfach zu bedienen sein. Darüber hinaus musste sie offline arbeiten und später aktualisierte Daten über Mobilfunkverbindungen mit den Windows-basierten Back-End-Servern des Unternehmens synchronisieren sowie mit anderen Geschäftssystemen wie ERP- und Office-Produktivitätsanwendungen integriert werden.
Larson war überzeugt, dass die FileMaker-Plattform der richtige Weg ist. „Alle unsere Anforderungen zu erfüllen, wäre ein gewaltiges Unterfangen gewesen, wenn wir traditionelle, manuelle Programmiermethoden eingesetzt hätten“, sagt Larson. „FileMaker machte es einfach, eine ‚Mobile first‘-Lösung zu erstellen, ein wichtiger Faktor, da die meisten unserer Mitarbeiter im Außendienst nie einen Computer anfassen, sondern nur mobile Geräte benutzen. Wir brauchten also eine mobile Lösung, die einfach zu bedienen ist, sich aber auch nahtlos in unsere Backend-Desktop- und Server-Systeme integrieren lässt.“
Mit der FileMaker-Plattform erstellte das Unternehmen eine App für die Arbeitssicherheitsanalyse, die Genehmigungen, die Anzahl der Überprüfungen der JSA durch das Sicherheitspersonal, Absturzsicherungen, Baustellendiagramme, Anmeldeseiten, Liftkarten und vieles mehr umfasst. Die JSA-Lösung automatisierte auch die Kommunikation mit dem Führungsteam durch das Versenden von Warnbenachrichtigungen.
Der JSA-Tracker stattet die Außendienstleitung mit vor Ort verfügbaren, digitalen und durchsuchbaren Informationen aus. So werden den Projektmanagern beispielsweise GPS-Standortinformationen sowie Daten wie vorhandene Energiekontrollformulare, Standortdiagramme, potenzielle Gefahrenquellen usw. präsentiert.
Unterm Strich: Verbesserte Sicherheit
Seit der Einführung von FileMaker und der Befolgung von Best Practices ist die Sicherheitsbilanz des Unternehmens zu einem Vorbild für die Branche geworden. Die Gesamtverletzungsrate liegt bei 0,24, verglichen mit der Gesamtbranche, die eine Rate von 3,8 aufweist. Brauns Experience Modification Rate (EMR), eine Zahl, die von Versicherungsgesellschaften verwendet wird, um sowohl vergangene Kosten für Verletzungen als auch künftige Chancen des Risikos zu messen, liegt 65 % unter dem Branchendurchschnitt.
Mehrere Geschäftsprozesse automatisieren
Das ultimative Ziel von Braun Electric ist es, etwa 30 weitere spezielle Prozesse zu automatisieren, jeden auf eine Art und Weise, die den individuellen Geschäftsabläufen des Unternehmens entspricht.
Das Braun IT-Team hat bereits eine Reihe von innovativen iPad-Lösungen gebaut. Eine Anwendung kombiniert FileMaker mit dem GoMaps-Plugin des FileMaker-Entwicklers SeedCode, damit Führungskräfte über Google Maps jederzeit sehen können, wo sich die Crews gerade befinden. Eine weitere Lösung aus dem Apple App Store bietet eine Wetterverfolgung, so dass die Besatzungen über die vorhergesagten Wetterbedingungen informiert sind und ihren Tag entsprechend planen können. Über eine weitere Anwendung haben die Mitarbeiter jetzt sofortigen Zugriff auf eine elektronische Version des National Electrical Code (NEC)-Handbuchs. Und auch die alten Stempelkarten aus Papier sind mit einer FileMaker-App endlich elektronisch geworden.
Insgesamt haben diese mobilen Lösungen die Sicherheit verbessert, die Effizienz erhöht und eine bessere, automatisierte Kommunikation zwischen dem Außendienst und der Braun-Zentrale gewährleistet. Ott: „Bald wird das Archivieren und Speichern von buchstäblich Millionen von Papierdokumenten der Vergangenheit angehören. Gesetze und Verträge verlangen eine Aufbewahrung von 5 bis 7 Jahren. Es wäre von Vorteil, wenn wir den Platz in unserem Betrieb wieder für etwas anderes nutzen könnten als für die Lagerung dieser Dokumentation. Auch die exakte Datenabfrage wird einfacher.“
Braun Electric will über die internen Prozesse hinausgehen und die FileMaker WebDirect-Funktion nutzen, um ausgewählte Berichtsdaten direkt in die Webbrowser der Kunden zu liefern.
Larson fügt hinzu: „In unserer Branche gibt es nicht sehr oft große Veränderungen. Indem wir unsere Prozesse mit der FileMaker-Plattform und FileMaker Go für iPad und iPhone neu erfunden haben, konnten wir die Sicherheit verbessern, die Effizienz steigern, ein qualitativ besseres Produkt liefern, die Produktivität erhöhen und die Kosten senken – ganz zu schweigen von der höheren Kundenzufriedenheit.“