Un gran contratista eléctrico industrial aumenta el interés por la seguridad en más de 435 miembros de equipos con una solución técnica para iPad, incluida su innovadora aplicación de análisis de la seguridad laboral.
La seguridad, lo primero
Jeff Coghlin, director de TI, explica cómo la seguridad es un aspecto central en Braun Electric. "Somos una empresa con una larga trayectoria", comenta Coghlin. "Y, al mismo tiempo, permanecemos en la vanguardia gracias a nuestro férreo compromiso con la mejora continua, utilizando la Plataforma FileMaker como eje fundamental. Nuestro historial de seguridad es algo de lo que más nos enorgullecemos y ha mejorado aún más gracias a una mayor meticulosidad y un acceso más sencillo a la información a través de la Plataforma FileMaker".
Para abordar la seguridad en el trabajo de más de 435 empleados, el desarrollador de aplicaciones Jason Larson y Coghlin se reunieron con el equipo de mejora empresarial para identificar los problemas más urgentes. Decidieron que su primera tarea era digitalizar los procesos comerciales más importantes y, entre ellos, el más complejo, el Análisis de seguridad laboral (JSA, por sus siglas en inglés).
Tradicionalmente, los formularios de JSA eran todos en papel. El personal sobre el terreno rellenaba formularios previos al trabajo y asociaban los procedimientos operativos estándar (SOP, por sus siglas en inglés) de las abultadas carpetas a procedimientos laborales.
El proceso de mantenimiento de SOP requería la impresión de documentos y el mantenimiento de dos carpetas de tres anillas con información de cada uno de los más de 300 vehículos de la empresa. Si se producía un cambio en un procedimiento existente o se creaba un proceso completamente nuevo, era necesario imprimir, plastificar y perforar una nueva hoja de papel para cada carpeta de la empresa y los documentos anteriores recopilados. Este proceso tardaba de dos a tres semanas en completarse. Braun necesitaba una forma más eficiente de distribuir esta información a los miembros de los equipos y garantizar que estos tuviesen la versión más reciente de esta información esencial.
Larson afirma: "Necesitábamos una solución de formularios digitales para dispositivos móviles que ayudara a los miembros del equipo a proporcionar información al instante y consiguiese que los electricistas respondiesen a preguntas sobre problemas de seguridad subyacentes que es posible que no se hubieran tenido en cuenta".
Somos una empresa con una larga trayectoria. Y, al mismo tiempo, permanecemos en la vanguardia gracias a nuestro férreo compromiso con la mejora continua, utilizando la Plataforma FileMaker como eje fundamental.
Jeff Coghlin, director de TI de Braun Electric Company
Una base sólida para impulsar los negocios
Al decidirnos a agilizar el proceso, el Análisis de seguridad laboral (JSA, por sus siglas en inglés) fue el primer desafío; la siguiente duda fue cómo llevar a cabo esta tarea. ¿Qué tecnología proporcionaría el tiempo de desarrollo más rápido y ofrecería la base multiplataforma para muchas otras soluciones que podrían automatizar y mejorar los procesos de negocios?
"Las aplicaciones deben diseñarse teniendo en cuenta a las personas y los procesos en lugar de que estas tengan que cambiar su forma de trabajar para usar una aplicación", comenta Coghlin. "Por eso, decidimos crear nuestra propia aplicación de FileMaker para que se ajustase a nuestros procesos".
El director general Ed Ott añade, "No solo el personal sobre el terreno necesitaba compartir información. Para poder lograr más con menos desde la perspectiva de la oficina principal, se necesitaba un sistema que transmitiese los datos y la información en tiempo real, compartiendo así la respuesta a actividades de riesgo con todos los trabajadores y directores de proyectos de forma simultánea. FileMaker nos proporcionó esa flexibilidad y fue un cambio bien recibido. No hizo falta añadir más directores que supervisasen los trabajos de riesgo. Al conseguir que el equipo directivo actual dispusiese de más información, no hubo necesidad de aumentar la plantilla. Además, pudimos invertir en tecnología con una coste general reducido".
La solución debía ser muy fácil de usar. Además, debía poder utilizarse sin conexión y permitir la posterior sincronización de los datos actualizados a través de conexiones móviles con los servidores back-end basados en Windows de la empresa, además de integrarse con otros sistemas comerciales, incluidas las aplicaciones de productividad de oficina y ERP.
Larson estaba convencido de que la Plataforma FileMaker era la solución que necesitaban. "Cumplir con todos los requisitos hubiera sido una tarea titánica si hubiésemos seguido utilizando los métodos manuales tradicionales", comenta Larson. "FileMaker facilitó la creación de una solución orientada principalmente a la movilidad, un factor importante porque la mayoría de los integrantes de nuestro equipo rara vez usan un ordenador, sino que trabajan con dispositivos móviles. Por lo tanto, necesitábamos una solución para dispositivos móviles que pudiera integrarse fácilmente con nuestros sistemas de servidor y equipos de escritorio back-end".
Con la Plataforma FileMaker, la empresa creó una aplicación de Análisis de seguridad laboral que abarca los permisos, la cantidad de veces que el personal de seguridad revisa el JSA, la protección contra caídas, los diagramas del emplazamiento, las páginas de registro, los casos de asistencia y más. La solución de JSA también automatizaba la comunicación con el equipo directivo al enviar notificaciones de alerta.
El seguimiento de JSA proporciona al equipo directivo sobre el terreno información digital "in situ" que permite las búsquedas. Por ejemplo, los directores de proyectos reciben información de localización por GPS, así como datos como, por ejemplo, formularios de control de energía existentes, diagramas de emplazamientos, posibles fuentes de situaciones peligrosas, etc.
En resumen: una mejora de la seguridad
Desde que adoptaron FileMaker y siguen los procedimientos recomendados, el historial de seguridad de la empresa se ha convertido en un modelo para el sector. La tasa total de lesiones es de 0,24 en comparación con el nivel general del sector, que es de 3,8. El índice de modificación de la experiencia (EMR, por sus siglas en inglés) de Braun, una cifra utilizada por las compañías de seguros para medir tanto el coste anterior de las lesiones como las posibilidades futuras de riesgo, es un 65 % menor que el promedio del sector.
Automatización de varios procesos de negocios
El objetivo final de Braun Electric es automatizar aproximadamente otros 30 procesos exclusivos para que cada uno de ellos se adapte al enfoque personalizado de negocios de la empresa.
El equipo de TI de Braun ya ha creado diversas soluciones innovadoras para iPad. Una aplicación combina FileMaker con el plug-in GoMaps de FileMaker Developer SeedCode para permitir que los supervisores puedan conocer la ubicación de los equipos en un momento dado a través de Google Maps. Otra solución de la App Store de Apple ofrece seguimiento meteorológico para que los equipos dispongan de predicciones climatológicas que les permitan planificar su jornada en función del tiempo que haga ese día. Gracias a otra aplicación, los empleados ahora tienen acceso inmediato a la versión electrónica del manual del Código eléctrico nacional (NEC, por sus siglas en inglés). E incluso las antiguas tarjetas para fichar han pasado al formato electrónico gracias a una aplicación de FileMaker.
En general, estas soluciones para dispositivos móviles han mejorado la seguridad, han aumentado la eficiencia y han garantizado una comunicación más eficaz y automatizada entre el personal sobre el terreno y las oficinas centrales de Braun. Ott comenta, "En poco tiempo, el archivo y el almacenamiento de literalmente millones de documentos en papel será cosa del pasado. Las leyes y los contratos deben conservarse entre 5 y 7 años. Será una ventaja volver a contar con el espacio que ahora se emplea para el almacenamiento de esta documentación. Y la recuperación de datos será también más sencilla".
Braun Electric tiene la intención de ir más allá de los procesos internos mediante el uso de la función FileMaker WebDirect que permite enviar datos de informes seleccionados directamente a los navegadores Web de los clientes.
Añade Larson, "En nuestro sector, no suelen aparecer muchos cambios revolucionarios como este. La reinvención de nuestros procesos con la Plataforma FileMaker y FileMaker Go para iPad y iPhone nos ha permitido mejorar la seguridad, incrementar la eficiencia, proporcionar un producto de mejor calidad, impulsar la productividad, reducir los costes y, por supuesto, aumentar la satisfacción de los clientes".