¿Cómo impulsar la comunidad internacional de tenis durante la recuperación ante una pandemia mundial, cuando las personas están más distanciadas que nunca? Para P.J. Simmons, fundador de la Net Gains Foundation (NGF), y Gary Innes, director ejecutivo, la respuesta era sencilla: aprovechar su pasión por el deporte y su deseo de hacer algo por los demás con las herramientas que mejor conocían: el tenis y Claris FileMaker.
Descubra cómo esta organización sin ánimo de lucro, con la ayuda del Partner de Claris, Sounds Essential LLC, creó una app personalizada para agilizar, coordinar y personalizar los eventos en curso para una creciente red de jugadores de tenis, entrenadores y voluntarios.
Convertir la gestión de eventos en un grand slam.
P.J. creó la NGF para aprovechar la popularidad del tenis como catalizador de la salud y el bienestar a lo largo de toda la vida, el crecimiento personal y profesional, el liderazgo basado en el carácter y la ayuda a los demás mediante diversas causas. A través de los eventos del Congreso de tenis de la organización y otras iniciativas filantrópicas, la NGF creó una comunidad enriquecedora para todos los deportistas, independientemente de su edad, raza, nivel de ingresos o destreza, lo que permitió a las personas dedicarse al tenis como pasatiempo, pasión o ambas cosas.
La gestión de los eventos del Congreso de tenis requiere una estrecha coordinación y organización para garantizar que cada miembro reciba el máximo nivel de educación, formación y atención personalizadas. La fundación, que deseaba reducir los procesos manuales e introducir la automatización en la medida de lo posible, solicitó ayuda a Sounds Essential LLC.
"Gary y yo teníamos experiencia en el desarrollo con FileMaker y estábamos listos para llevar las operaciones de eventos al siguiente nivel", explica P.J. "Deseábamos crear apps para nuestras complejas operaciones con el fin de ayudar mejor a nuestros atletas y voluntarios que trabajan en segundo plano ayudándoles a aprovechar la información de forma novedosa y eficaz con FileMaker".
Integrar datos y sistemas para aumentar la eficiencia.
En la NGF, antes se utilizaban varios sistemas, lo que obligaba a voluntarios y organizadores a buscar información en docenas de hojas de cálculo y aplicaciones aisladas. Además, no era infrecuente que un único voluntario gestionara los datos de cientos de participantes, por lo que era necesario permitir a usuarios externos, incluidos los propios atletas, interactuar directamente con la base de datos de la NGF.
Por ese motivo, la NGF recurrió al Partner de Claris, Sounds Essential LLC. Duncan Baker, copropietario y desarrollador principal de Sounds Essential LLC, sabía exactamente lo que se necesitaba para que la organización sin ánimo de lucro funcionara con más eficacia. Este Partner colaboró con la NGF para consolidar muchas funciones organizativas, incluida la planificación de eventos.
"Hemos creado un sistema operativo completo para la empresa", afirma Duncan. "Ahora, los atletas, los entrenadores y los asistentes pueden interactuar directamente con el sistema y ver los horarios personalizados de los eventos. Gracias a FileMaker, todos los implicados se enteran ahora al instante de los cambios".
La sustitución de los sistemas manuales por un único sistema operativo empresarial consolidado reduce las consultas entrantes y los gastos generales necesarios para el personal de eventos. Además, al disponer de una API, los atletas pueden enviar la información de su perfil directamente a la base de datos sin necesidad de ninguna acción por parte de los organizadores.
La automatización agiliza el proceso.
Sounds Essential LLC impulsó aún más la solución mediante la incorporación de la automatización, que conectaba de forma más eficaz a atletas y entrenadores, al tiempo que garantizaba que los voluntarios dispusiesen de información para ofrecer ayuda a los asistentes en cientos de sesiones de entrenamiento, seminarios y presentaciones. Para agilizar la distribución de horarios personalizados, el Partner creó un sistema de comunicación que extraía información de la base de datos de la NGF para difundir sin problemas detalles personalizados a distintos grupos de asistentes.
"FileMaker nos ofrece ventajas increíbles. Con la moderna solución creada por Sounds Essential LLC, ahora disponemos de nuevos y potentes niveles de automatización e integración", afirma Gary. "Las tareas que llevaban horas ahora se hacen en minutos, lo que ofrece mejores resultados para la NGF y proporciona una base digital a medida que seguimos creciendo".
Gracias a FileMaker, la NGF puede reducir la carga de trabajo manual de los organizadores y aumentar la eficiencia en todo tipo de eventos, incluido un Congreso internacional de tenis de alto nivel para 134 atletas y 50 entrenadores de 33 países cuya planificación ha llevado más de un año. El retorno de la inversión del evento mundial dio sus frutos, con unos ingresos de más de 300 000 USD, y se espera que el año que viene se duplique su tamaño.
La Plataforma Claris es el complemento perfecto para el futuro.
Y la NGF no ha hecho más que empezar con las aplicaciones operativas personalizadas. La fundación pretende aprovechar la nueva Plataforma Claris (solo en inglés) mediante Claris Connect para las integraciones con apps de uso habitual como Mailchimp a fin de mejorar las comunicaciones de los eventos. Además, está previsto utilizar Claris Go para impulsar las operaciones in situ con acceso desde dispositivos móviles a la base de datos durante los eventos; Claris WebDirect para la gestión financiera y la elaboración de informes para los entrenadores de la NGF, y Claris Studio para la elaboración de formularios de opinión de los participantes.
"Con las herramientas y los flujos de trabajo personalizados, nuestros voluntarios, entrenadores y atletas pueden colaborar para influir de forma positiva en la vida de muchos", añade Gary. "A medida que generamos nuevas oportunidades para el tenis a través de nuestra fundación, esperamos crear nuevas soluciones digitales y formas de aprovechar toda la Plataforma Claris".
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