La gestión en línea de citas ambulatorias con FileMaker Cloud mejora la comodidad de las instituciones médicas asociadas. Los historiales médicos electrónicos de catástrofes desarrollados por los propios usuarios han demostrado su eficacia en el terremoto de Kumamoto.
Fortalecer y promover la coordinación sanitaria regional
El Hospital Nacional de Osaka es una institución médica de referencia y un centro de medicina general de vanguardia, que desempeña un papel fundamental en el tratamiento del cáncer, las enfermedades cardiovasculares, las enfermedades intratables, el sida, la atención de urgencias críticas y la respuesta ante catástrofes, dentro de los ámbitos sanitarios establecidos por las políticas públicas. Con 694 camas, trata a una media de más de 1000 pacientes ambulatorios al día.
Como hospital regional de apoyo médico, refuerza y fomenta activamente la coordinación con las instituciones sanitarias locales: atiende a cerca de 10 000 pacientes derivados al año (una tasa de derivación del 65 %) y deriva a aproximadamente 12 000 pacientes a instituciones asociadas (una tasa de derivación inversa del 88 %).
Para facilitar esta cooperación médica regional, el hospital creó una Oficina Regional de Enlace Médico, dotada de coordinadores especializados y trabajadores sociales médicos (MSW). A través de líneas telefónicas y de fax exclusivas, la oficina se encarga de gestionar las citas de consulta, las consultas médicas, la planificación del alta y la coordinación entre centros con las clínicas y los hospitales locales. Para complementar los métodos tradicionales por teléfono y fax, el hospital ha introducido recientemente un servicio de reserva de citas ambulatorias en línea basado en FileMaker Cloud.
Anteriormente, las citas para los pacientes derivados desde las clínicas locales se enviaban principalmente por fax; el hospital se encargaba de coordinar el horario y devolvía la confirmación por fax. Sin embargo, confirmar una cita llevaba tiempo y no se podía formalizar en el acto, lo que planteaba dificultades, ya que las clínicas remitentes tenían que hacer un seguimiento e informar a los pacientes una vez confirmadas las fechas.
La reserva de citas ambulatorias por Internet se concibió como la solución, pero la puesta en marcha de una infraestructura local accesible desde el exterior plantea enormes retos a las instituciones sanitarias que gestionan información personal sensible. Para garantizar un funcionamiento seguro, se necesitaban redes específicas, una arquitectura de seguridad sólida y un alto nivel de mantenimiento.
FileMaker Cloud utiliza el cifrado TLS 1.2 para las comunicaciones que requieren una seguridad estricta y cumple con las "Directrices para la gestión de la seguridad de los sistemas de información médica" de Japón en lo que respecta a las comunicaciones a través de redes abiertas. Además, el sistema de gestión de citas ambulatorias en línea se diseñó expresamente para evitar el tratamiento de datos personales identificativos de los pacientes, garantizando así unas medidas de seguridad exhaustivas.
Dr. Atsuhiko Okagaki, director de Informática Médica/jefe de Obstetricia, Hospital Nacional de Osaka
"Hemos adoptado FileMaker Cloud para poder ofrecer un servicio de citas en línea seguro sin necesidad de alojar una plataforma de servidor en nuestras propias instalaciones. Además, necesitábamos unas especificaciones que permitieran a cada departamento gestionar sus propios horarios, ajustando de forma independiente los horarios de consulta y los días de cierre de la clínica. Solicitar a proveedores externos que desarrollaran un sistema que cumpliera estos requisitos habría supuesto unos costes considerables. Al desarrollarlo internamente en la plataforma FileMaker, pudimos crear y poner en marcha un sistema seguro y rentable".
Dr. Atsuhiko Okagaki, director de Informática Médica/jefe de Obstetricia, Hospital Nacional de Osaka
Es posible concertar citas incluso durante el horario de consulta de la tarde
El nuevo sistema de reserva de citas ambulatorias en línea cuenta con una interfaz y un flujo de trabajo sencillos. Al no exigir que se introduzcan los nombres de los pacientes durante la programación de citas, se maximiza la seguridad al tiempo que se aprovecha la nube.
Las clínicas asociadas registradas deben iniciar sesión con las cuentas y contraseñas que se les han asignado. El sistema, alojado en FileMaker Cloud, es accesible a través de navegadores web, la app de FileMaker Go en dispositivos iOS o el software FileMaker Pro en ordenadores. Su sencillez permite a los profesionales que derivan a los pacientes completar toda la solicitud de reserva en una sola pantalla tras hacer clic en "Concertar cita".
Muchas clínicas ya disponían de FileMaker Pro, y FileMaker Go y los navegadores web son de uso gratuito, lo que reduce al mínimo los costes de implantación para los usuarios. El Dr. Okagaki señala que el bajo coste de implantación y su facilidad de uso intuitiva fueron factores decisivos para impulsar su adopción generalizada.
Tras seleccionar el departamento clínico deseado de una lista, se muestran las fechas y franjas horarias disponibles. El profesional solo tiene que seleccionar la franja horaria que prefiera, introducir únicamente el sexo y la fecha de nacimiento del paciente, y ya se habrá completado el registro de la cita.
El Dr. Shigetoshi Yamada, subdirector de la Clínica Koshida —un centro especializado en técnicas de reproducción asistida (tratamientos de fertilidad) que utiliza este sistema de reservas en línea— explica que la confirmación inmediata de la reserva, en el mismo momento, supone una ventaja significativa.
Dado que muchos de los pacientes de fertilidad de la clínica tienen trabajo, la inmensa mayoría acude durante el horario vespertino, de 17:00 a 20:00. Al derivar a pacientes embarazadas a hospitales obstétricos, las horas de la tarde solían suponer que no se podía contactar con el hospital de destino, lo que significaba que las solicitudes enviadas por fax no podían confirmarse hasta el día siguiente o incluso más tarde.
Dr. Shigetoshi Yamada, subdirector de la Clínica Koshida
En una sola pantalla se puede introducir el departamento clínico, la fecha y la hora de la cita, así como la información del paciente derivado, lo que permite confirmar la reserva de forma inmediata y en el acto.
"Antes, los pacientes tenían que volver en otra fecha únicamente para recoger su hoja de cita confirmada. Ahora que la gestión de citas ambulatorias por Internet permite obtener una confirmación inmediata, incluso durante el horario vespertino de la consulta, podemos entregarles el resguardo de la cita en el acto. Esto evita molestias a los pacientes y ahorra mucho tiempo a nuestro personal", afirma el Dr. Yamada.
Digitalización de historiales médicos en zonas afectadas por catástrofes
El Hospital Nacional de Osaka también creó un sistema electrónico de historiales médicos para situaciones de catástrofe basado en la plataforma FileMaker, destinado a los equipos de asistencia médica en caso de catástrofe (DMAT) y a las brigadas de socorro. Este innovador sistema transforma la documentación clínica en las zonas afectadas por catástrofes, un ámbito en el que la digitalización llevaba mucho tiempo rezagada.
Las especificaciones de los historiales médicos electrónicos para situaciones de catástrofe elaborados por el Hospital Nacional de Osaka se basan en el "Historial médico para situaciones de catástrofe" estandarizado, establecido conjuntamente por cinco organizaciones: la Asociación Japonesa de Medicina Aguda, la Asociación Japonesa de Gestión de la Información Sanitaria, la Asociación Japonesa de Hospitales, la Asociación Médica de Japón y la Asociación Japonesa de Medicina de Catástrofes. Anteriormente, cada equipo médico que se enviaba a una intervención utilizaba sus propios formatos de historiales y protocolos operativos.
Como consecuencia, el traspaso de la atención a los pacientes entre los distintos equipos y la obtención de datos clínicos en tiempo real se vieron gravemente obstaculizados. "El Historial médico para situaciones de catástrofe se creó como formato estándar nacional para situaciones de catástrofe y está pensado para su adopción generalizada. Transfiere los datos de las etiquetas de triaje inicial a la historia clínica y se utiliza en las unidades de atención de triaje (SCU) y en los puestos de primeros auxilios de los hospitales centrales, alimentando directamente los registros de transporte médico del DMAT. Además, constituye una herramienta fundamental para recopilar datos epidemiológicos sobre catástrofes", explica el Dr. Daikai Sadamitsu, que ocupó el cargo de director del Centro de Urgencias y Cuidados Intensivos hasta marzo de 2018.
Dr. Daikai Sadamitsu, exdirector del Centro de Urgencias y Cuidados Intensivos del Hospital Nacional de Osaka
Atención tanto a traumatismos de urgencia como a enfermedades crónicas en los centros de asistencia
El sistema electrónico de historiales médicos de catástrofes se basa en el sistema de fichas de evolución de urgencias desarrollado con FileMaker que se utiliza en el Centro de Urgencias y Cuidados Intensivos del Hospital Nacional de Osaka. Organiza los formatos de los historiales médicos de catástrofes en papel (Hoja de portada/Formulario 1, Enfermedades generales/leves, Traumatismos y Hoja de evolución/Formulario 2) en pestañas específicas ("Información del paciente", "Interno/Leve", "Traumatismos/Hallazgos" y "Tratamiento/Pruebas") a las que se puede acceder desde una única pantalla.
A diferencia de los registros en papel, el sistema permite introducir repetidamente los resultados, las valoraciones y los tratamientos de los pacientes a los que se ha examinado en varias ocasiones. Cada entrada se agrupa en la parte derecha de la pantalla y se muestra en orden cronológico.
"Especialmente en las consultas de medicina interna de los centros de acogida para evacuados, es frecuente que cada paciente reciba varias consultas y que el médico responsable cambie prácticamente cada vez. La posibilidad de introducir fácilmente los hallazgos y las prescripciones en cada ocasión, al tiempo que se revisan de un vistazo las notas anteriores de la historia clínica, es una ventaja enorme de este sistema electrónico de historias clínicas para situaciones de catástrofe", afirma el Dr. Mitsuhiro Noborio, médico jefe del Centro de Urgencias y Cuidados Intensivos.
Además, el sistema es compatible con J-SPEED (Sistema japonés de vigilancia tras emergencias y catástrofes extremas), un marco que permite recopilar datos rápidamente para evaluar en tiempo real la situación sanitaria en las zonas afectadas por catástrofes. Los equipos de asistencia médica comprueban 26 parámetros estandarizados (entre los que se incluyen la edad del paciente, el sexo, la fiebre, las lesiones y los síntomas de estrés) y recopilan al instante los datos diarios para remitirlos al centro de coordinación de la respuesta ante catástrofes.
Dr. Mitsuhiro Noborio, médico jefe del Centro de Urgencias y Cuidados Intensivos del Hospital Nacional de Osaka
La pantalla "Traumatismos/Hallazgos" sigue las directrices del Sistema Avanzado de Evaluación y Atención de Traumatismos de Japón (JATEC), lo que permite a los profesionales sanitarios introducir los hallazgos clínicos mediante casillas de selección.
La pantalla "Interno/Leve", utilizada para pacientes con enfermedades crónicas y consultas generales, incorpora campos de documentación clínica estándar junto con los elementos de informe de J-SPEED.
Cómo evitar el caos en las comunicaciones durante las catástrofes
Para prepararse ante posibles situaciones de catástrofe, el hospital también ha desarrollado un sistema interno de tablón de anuncios para catástrofes, que se ha puesto a prueba durante los simulacros de catástrofe. Cuando se produce una catástrofe, el centro de coordinación de emergencias establecido en el hospital recibe un aluvión de información procedente de las unidades de triaje, tratamiento y hospitalización.
Tradicionalmente, la información que llegaba desde las distintas unidades a través de los transceptores se anotaba a mano en pizarras blancas para supervisar el estado y transmitir mensajes, lo que a menudo generaba confusión sobre quién comunicaba qué a qué departamento. Para solucionar este problema, el hospital desarrolló un mecanismo que permite a cada departamento publicar actualizaciones directamente en el sistema del tablón de anuncios de emergencias. Las publicaciones incluyen marcas de tiempo, datos del remitente, el contenido del mensaje y fotos. La entrada de voz también se utiliza para agilizar la introducción de datos.
Durante los simulacros de respuesta ante catástrofes, el sistema estabilizó los canales de comunicación, aclaró las funciones de cada departamento y permitió que todas las unidades comprendieran el funcionamiento general de las operaciones. Lo más importante es que la sede central solo recibía la información esencial de alto nivel que necesitaba, mientras que las actualizaciones operativas se transmitían directamente entre los departamentos pertinentes, lo que permitió eliminar con éxito el caos comunicativo.
El tablón de anuncios electrónico para situaciones de catástrofe está diseñado para facilitar la comunicación y el intercambio de información en todo el hospital, en el marco de un hospital de referencia en caso de catástrofe, durante situaciones de emergencia. Su funcionamiento es similar al de las cronologías de las redes sociales, ya que permite a cada departamento publicar las actualizaciones necesarias en una cronología compartida, lo que facilita el intercambio de información sin esfuerzo.
Organización Nacional de Hospitales, Hospital Nacional de Osaka
Ubicación: 2-1-14 Hoenzaka, Chuo-ku, Osaka, Japón
Industria: Atención médica
Resumen ejecutivo
La gestión de citas ambulatorias para las clínicas regionales por teléfono y fax suponía una gran carga y generaba roces entre las clínicas remitentes, los pacientes y el personal de la Oficina Regional de Enlace Médico. La gestión de citas ambulatorias en línea, basada en FileMaker Cloud, agilizó los procesos de reserva y mejoró considerablemente la comodidad tanto para los profesionales sanitarios como para los pacientes.
Por otra parte, el sistema electrónico de historiales médicos en situaciones de catástrofe permitió una documentación estandarizada y rápida en entornos de emergencia en los que cada segundo cuenta. Gracias a su integración con J-SPEED (sistema japonés de vigilancia tras emergencias y catástrofes extremas), también facilita la recopilación y el procesamiento rápidos de datos para evaluar en tiempo real la situación sanitaria en las zonas afectadas por catástrofes.
Información general del sistema
- Programación de citas ambulatorias en línea: gracias a FileMaker Cloud, los centros médicos asociados pueden confirmar citas con los departamentos del Hospital Nacional de Osaka en tiempo real a través de navegadores web o de FileMaker Go. Tras iniciar sesión con las credenciales asignadas, los usuarios completan todo el proceso de reserva en una sola pantalla seleccionando el departamento, la fecha y la hora de la cita, e introduciendo los datos básicos del paciente (sexo y fecha de nacimiento).
- Sistema electrónico de historiales médicos en situaciones de catástrofe: organiza los formularios estándar en papel de los historiales médicos en situaciones de catástrofe (hoja de portada/Formulario 1, Enfermedades generales/leves, Traumatismos y hoja de evolución/Formulario 2) en pestañas específicas ("Información del paciente", "Interno/leve", "Traumatismos/hallazgos" y "Tratamiento/pruebas") dentro de una única pantalla unificada. Los equipos de asistencia médica pueden comprobar 26 parámetros clínicos estandarizados (entre ellos, la edad, el sexo, la fiebre, las lesiones y los síntomas de estrés), calcular los totales diarios e imprimir o enviar por fax los informes a la sede central de respuesta ante catástrofes.
Resultados y beneficios
- Programación de citas ambulatorias en línea: ha reducido drásticamente la carga de trabajo de las clínicas locales que derivan pacientes y ha mejorado la comodidad de los pacientes. Se ha reducido considerablemente la carga administrativa del personal de la Oficina Regional de Enlace Médico del Hospital Nacional de Osaka a la hora de confirmar las citas.
- Sistema electrónico de historiales médicos en situaciones de catástrofe: permitió una documentación digital rápida y estandarizada, sustituyendo a los historiales en papel utilizados en situaciones de catástrofe. Hereda sin problemas los datos iniciales de las etiquetas de triaje y tiene el potencial de servir como registro electrónico estándar de transporte médico para las operaciones del DMAT.