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La planification en ligne des soins ambulatoires via FileMaker Cloud optimise le travail d'établissements médicaux partenaires et l'accès à un système électronique de dossiers médicaux pour les interventions d'urgence, développé par ses utilisateurs, s'est révélé particulièrement utile lors du tremblement de terre de Kumamoto.
Coordination renforcée avec les autres structures de soins de la région
L'hôpital national d'Osaka est un établissement médical majeur de pointe, spécialisé dans le traitement du cancer, des maladies cardiovasculaires, des maladies rares actuellement sans traitement et du SIDA, ainsi que dans les soins d'urgence et ceux prodigués lors de catastrophes naturelles. Sa capacité est de 694 lits et plus de 1 000 patients sont accueillis chaque jour en ambulatoire.
Il œuvre également au renforcement et à l'amélioration de la coordination avec les autres structures régionales : près de 10 000 patients redirigés y sont pris en charge chaque année (taux d'adressage de 65 %), et environ 12 000 sont transférés dans des établissements partenaires (taux d'adressage inversé de 88 %).
Pour faciliter ces échanges, l'hôpital a ouvert un bureau de liaison composé de coordinateurs et de travailleurs sociaux. Par le biais d'une ligne téléphonique et de fax dédiée, ce dernier traite les prises de rendez-vous en consultation, les demandes à caractère médical, les sorties et la liaison avec les cliniques et hôpitaux environnants. En plus de ces méthodes de communication traditionnelles, l'hôpital a récemment fait le choix d'instaurer un système de planification en ligne des soins ambulatoires basé sur FileMaker Cloud.
Auparavant, les demandes d'adressage réalisées par les établissements médicaux locaux étaient soumises principalement par fax. L'hôpital se chargeait ensuite de trouver un créneau avant d'envoyer une confirmation, toujours par fax. Hélas, procéder ainsi était chronophage et il n'était pas possible de fournir une réponse immédiate. Par conséquent, les cliniques et hôpitaux concernés devaient effectuer un suivi et informer les patients une fois qu'une date avait été arrêtée.
Il a donc été décidé de numériser ce processus. Néanmoins, la mise en place d'une infrastructure sur site accessible en externe a des répercussions considérables en matière de gestion des informations personnelles sensibles. En effet, des réseaux distincts, des dispositifs de sécurité performants et une maintenance adéquate sont requis afin de garantir une exécution sûre des opérations.
Le cryptage TLS 1.2 proposé par FileMaker Cloud remplit cette mission, conformément aux exigences du Japon relatives à la gestion sécurisée des systèmes informatiques médicaux et à l'échange d'informations sur des réseaux ouverts. Le système de planification en ligne des soins ambulatoires de l'hôpital a, d'ailleurs, été spécifiquement mis au point pour que les informations personnelles identifiables des patients soient préservées.
Atsuhiko Okagaki, directeur chargé de l'informatique médicale et chef du service d'obstétrique à l'hôpital national d'Osaka
« Nous avons choisi FileMaker Cloud afin que la planification en ligne puisse se faire de façon sécurisée sans qu'il soit nécessaire d'héberger un serveur sur site. Chaque service devait pouvoir gérer ses propres plannings, modifier l'heure des consultations et ajuster les périodes d'ouverture, or demander à un fournisseur externe d'imaginer un système ad hoc aurait entraîné des coûts très élevés. En le faisant nous-mêmes à l'aide de la plateforme FileMaker, nous avons pu élaborer et exploiter une solution sécurisée et rentable. »
Atsuhiko Okagaki, directeur chargé de l'informatique médicale et chef du service d'obstétrique à l'hôpital national d'Osaka
Soins planifiables même en fin de journée
Le nouveau système de planification en ligne des soins ambulatoires se caractérise par une interface et un fonctionnement intuitifs. De plus, comme la saisie du nom des patients n'est pas requise, il est possible de tirer parti du cloud tout en garantissant un haut niveau de sécurité.
Les établissements médicaux enregistrés se connectent en utilisant les identifiants qui leur sont attribués. Hébergée dans FileMaker Cloud, la solution est accessible via un navigateur Web, l'application FileMaker Go sur un appareil iOS ou le logiciel FileMaker Pro sur un ordinateur. Les professionnels de santé peuvent lancer une demande de prise en charge en ne parcourant qu'une seule page.
L'emploi du nouveau système n'a impliqué que des frais réduits pour les établissements médicaux partenaires : nombre d'entre eux possédaient déjà FileMaker Pro, et l'utilisation de FileMaker Go ou d'un navigateur Web est gratuite. Comme le souligne le docteur Okagaki, des dépenses faibles et la simplicité d'utilisation étaient deux critères décisifs pour favoriser une adoption étendue de la solution.
Une fois le service désiré sélectionné dans une liste, les dates et heures disponibles s'affichent. Il suffit ensuite à l'établissement médical d'opter pour le créneau de son choix. Seuls le sexe et la date de naissance du patient doivent être spécifiés pour que la demande soit validée.
Shigetoshi Yamada, directeur adjoint de la clinique Koshida, un établissement spécialisé dans la procréation médicalement assistée et le traitement de la fertilité, et usager du système de planification en ligne, explique que le fait de recevoir une confirmation immédiate constitue un avantage significatif.
Dans la mesure où une large part des patients de la clinique Koshida sont salariés, la majorité des consultations ont lieu entre 17 h et 20 h. Avant, il était impossible, en fin de journée, de joindre l'hôpital vers lequel des patientes enceintes étaient redirigées. Les demandes envoyées par fax restaient donc sans réponse jusqu'au lendemain, si ce n'est plus longtemps.
Shigetoshi Yamada, directeur adjoint de la clinique Koshida
Un service, une date, une heure et les informations concernant un patient peuvent être renseignés sur une seule page. La demande est ensuite immédiatement confirmée.
« Les patients devaient se représenter à une date ultérieure simplement pour obtenir une lettre d'adressage. Maintenant que la planification des soins ambulatoires est instantanément confirmée, et ce même en fin de journée, nous pouvons leur remettre cette lettre sans délai. Cela simplifie les choses pour eux et fait gagner énormément de temps à notre personnel », déclare le docteur Yamada.
Dossiers médicaux numérisés exploitables sur les sites de catastrophes
En s'appuyant sur la plateforme FileMaker, l'hôpital national d'Osaka a également donné vie à un répertoire électronique de dossiers médicaux destiné aux équipes de secours et d'assistance médicale déployées en cas de catastrophe. Cet outil innovant révolutionne la gestion des données médicales sur les sites affectés, un domaine où la numérisation est encore très en retard.
Les dossiers médicaux électroniques créés par l'hôpital national d'Osaka et consultables pendant les catastrophes respectent un format standardisé et établi conjointement par cinq organisations : l'Association japonaise de médecine aiguë, l'Association japonaise de gestion des informations de santé, l'Association des hôpitaux japonais, l'Association médicale du Japon et l'Association japonaise de médecine de catastrophe. Précédemment, des formulaires et des protocoles distincts étaient propres à chaque équipe médicale envoyée sur le terrain.
Pour cette raison, la répartition des soins entre des équipes différentes, ainsi que l'obtention des informations médicales en temps réel, s'effectuaient très difficilement. « Le répertoire de dossiers médicaux a été pensé pour devenir la norme en cas de catastrophes. L'objectif est qu'il soit largement adopté. Les données issues des étiquettes de triage sont transférées dans le dossier médical et exploitées ensuite par les équipes des unités de transit et celles chargées des premiers secours dans les hôpitaux centraux. Cet outil est également essentiel à la collecte des données épidémiologiques », signale le docteur Daikai Sadamitsu, ancien chef du service des urgences et des soins intensifs de l'hôpital national d'Osaka.
Daikai Sadamitsu, ancien chef du service des urgences et des soins intensifs de l'hôpital national d'Osaka
Prise en charge des traumatismes urgents et des maladies chroniques dans un même centre d'intervention
Le répertoire électronique de dossiers médicaux est basé sur le système de gestion, élaboré à l'aide de FileMaker, utilisé au sein du service des urgences et des soins intensifs de l'hôpital national d'Osaka. Les informations contenues dans les dossiers au format papier sont classifiées dans des onglets spécifiques, contenus dans une fenêtre unique (« Détails sur le patient », « Interne/Affection légère », « Traumatismes/Résultats » et « Traitement/Examens »).
Le système permet d'effectuer des saisies supplémentaires lorsque de nouveaux résultats sont obtenus, ou des examens et traitements décidés. Ceci serait tout bonnement inenvisageable avec des dossiers physiques. Chaque entrée est sauvegardée dans la partie droite de l'écran et affichée dans l'ordre chronologique.
« En particulier dans les hôpitaux provisoires déployés sur les lieux d'une catastrophe, les patients sont souvent examinés à plusieurs reprises, et presque toujours par un médecin différent. Avoir la possibilité de consigner aisément les résultats et les prescriptions, ainsi que d'examiner rapidement les éventuelles remarques laissées par des confrères, constitue un avantage exceptionnel dont nous fait bénéficier le système », indique le docteur Mitsuhiro Noborio, médecin-chef au service des urgences et des soins intensifs de l'hôpital national d'Osaka.
Enfin, le répertoire est conforme au cadre J-SPEED (pour « Japanese Surveillance in Post-Extreme Emergencies and Disasters ») qui accélère l'agrégation des données afin que l'état des victimes puisse être évalué sans tarder dans les zones sinistrées. Les équipes de secours peuvent sélectionner jusqu'à 26 éléments (âge, sexe, température, présence de blessures ou existence de symptômes de stress, par exemple) afin d'obtenir instantanément des rapports récapitulatifs quotidiens et les transmettre aux hôpitaux centraux.
Mitsuhiro Noborio, médecin-chef au service des urgences et des soins intensifs de l'hôpital national d'Osaka
L'agencement de l'onglet « Traumatismes/Résultats », où des cases peuvent être cochées pour consigner des informations, est conforme aux directives JATEC (pour « Japan Advanced Trauma Evaluation and Care »).
L'onglet « Interne/Affection légère », utilisé avec les patients atteints de maladies chroniques et reçus à des consultations de médecine générale, est composé de champs dédiés aux documents médicaux et conforme au cadre J-SPEED.
Amélioration de la communication en période de crise
Pour se tenir prêt à tout moment, l'hôpital a également conçu un tableau de bord électronique. Lorsqu'une catastrophe survient, les équipes d'intervention reçoivent une quantité conséquente d'informations émanant des services de triage, de traitement et d'hospitalisation.
Habituellement transmises via des émetteurs-récepteurs et écrites à la main sur des tableaux blancs afin de surveiller l'évolution de la situation et transmettre divers messages, ces mêmes informations provoquaient régulièrement de la confusion car leur provenance et leur destination n'étaient pas forcément évidentes. Aujourd'hui, chaque service peut poster directement ce qu'il juge important sur le tableau de bord électronique, pour plus de clarté (heures des actions entreprises, coordonnées de l'établissement demandeur, remarques, photos...). Une fonctionnalité de saisie vocale vient aussi faciliter le tout.
Le système a été testé, avec succès, au cours d'exercices de simulation : la communication s'est déroulée au mieux, ce qui était attendu de chaque équipe a été clairement établi et tous les services impliqués ont pu se tenir au fait des opérations en cours. Surtout, seules les données essentielles dont ils avaient réellement besoin ont été transmises aux hôpitaux centraux, le reste ayant été directement disséminé entre les parties concernées.
Le tableau de bord électronique est fait pour faciliter la communication au sein de l'hôpital, notamment lors de la survenue de situations d'urgence à la suite d'une catastrophe. Comme sur un réseau social, il permet à chaque service de publier sans difficulté les informations nécessaires sur une interface partagée.
Hôpital national d'Osaka
Adresse : 2-1-14 Hoenzaka, Chuo-ku, Osaka, Japon
Secteur : Santé
Résumé
La planification par téléphone et fax des soins ambulatoires ralentissait fortement la prise en charge de patients redirigés par d'autres établissements médicaux, ainsi que la tâche des employés du bureau de liaison. Avec FileMaker Cloud, les processus ont été grandement optimisés, à la fois pour les soignants et pour les personnes hospitalisées.
Le répertoire électronique de dossiers médicaux, pour sa part, a permis d'harmoniser le format des documents et d'accélérer leur transmission dans des situations où chaque seconde compte. Sa conformité au cadre J-SPEED facilite également la collecte et l'agrégation des données afin que l'état des victimes puisse être évalué sans tarder dans les zones sinistrées.
Description du système
- Planification en ligne des soins ambulatoires : grâce à FileMaker Cloud et à l'aide d'un navigateur Web ou de FileMaker Go, des établissements médicaux partenaires peuvent confirmer en temps réel les consultations auprès des services de l'hôpital national d'Osaka. Après s'être connectés avec leurs identifiants, les utilisateurs n'ont qu'une seule page à parcourir pour sélectionner le service ad hoc, une date et une heure, ainsi que spécifier le sexe et la date de naissance d'un patient.
- Répertoire électronique de dossiers médicaux : les informations contenues dans les dossiers au format papier sont classifiées dans des onglets spécifiques, contenus dans une fenêtre unique (« Détails sur le patient », « Interne/Affection légère », « Traumatismes/Résultats » et « Traitement/Examens »). Les équipes de secours peuvent sélectionner jusqu'à 26 éléments (âge, sexe, température, présence de blessures ou existence de symptômes de stress, par exemple) afin d'obtenir instantanément des rapports récapitulatifs quotidiens, qu'ils peuvent imprimer ou faxer pour les transmettre aux hôpitaux centraux.
Résultats et avantages
- Planification en ligne des soins ambulatoires : forte réduction de la charge de travail des établissements médicaux régionaux, simplification du processus pour les patients qu'ils redirigent et diminution conséquente des tâches administratives pour le personnel du bureau de liaison de l'hôpital national d'Osaka lors de la prise de rendez-vous.
- Répertoire électronique de dossiers médicaux : transmission rapide de documents numérisés et non plus papier dans un format standardisé, extraction aisée des données issues des étiquettes de triage et accessibilité aux équipes d'assistance.
La version japonaise de ce témoignage est disponible ici au format PDF.