Un fornitore nell'impiantistica elettrica industriale aumenta la sensibilizzazione alla sicurezza per oltre 435 lavoratori nei team con una soluzione tecnica basata su iPad, comprendente un'innovativa applicazione di analisi della sicurezza sul lavoro.
La sicurezza prima di tutto
Jeff Coghlin, responsabile IT, spiega in che modo la sicurezza è cruciale per Braun Electric. "Siamo un'azienda con una lunga storia consolidata", afferma Coghlin. "Allo stesso tempo, siamo sempre aggiornati grazie al nostro intenso impegno per migliorarci continuamente, utilizzando la piattaforma FileMaker come punto di riferimento. Il nostro primato nella sicurezza è una delle cose di cui siamo più orgogliosi, e che è migliorato ancora di più attraverso una migliore completezza e accessibilità alle informazioni, rese possibili dalla piattaforma FileMaker."
Per affrontare la sicurezza sul campo per oltre 435 persone, lo sviluppatore di applicazioni Jason Larson e Coghlin si sono confrontati con il Business Improvement Team per identificare le questioni più urgenti. Hanno deciso che il primo obiettivo sarebbe stato la digitalizzazione di uno dei processi aziendali più importanti e complessi: l'analisi di sicurezza sul lavoro (JSA).
Tradizionalmente i moduli per la JSA erano al 100% cartacei. Le persone sul campo dovevano compilare moduli preliminari e associarvi procedure operative standard (SOP) da grandi raccoglitori nelle procedure di lavoro.
Il processo di manutenzione SOP richiedeva la stampa e la conservazione di due o tre raccoglitori ad anelli pieni di informazioni per ciascuno degli oltre 300 veicoli in azienda. In caso di modifiche a una procedura esistente o di creazione di un processo completamente nuovo, era necessario stampare, plastificare e punzonare un nuovo foglio di carta per ogni raccoglitore in azienda, da unire ai vecchi fogli. Il completamento di questa operazione richiedeva da due a tre settimane. Braun necessitava di un modo più efficiente per distribuire le informazioni ai lavoratori nei team, per assicurare che avessero accesso alle informazioni importanti nella versione più aggiornata.
Larson afferma: "Avevamo bisogno di un modulo digitale e di una soluzione mobile per aiutare i lavoratori nei team, fornendo le informazioni tempestivamente e sollecitando gli elettricisti a rispondere a domande relative a questioni di sicurezza che non avessero ancora preso in considerazione."
Siamo un'azienda con una lunga storia consolidata. Allo stesso tempo, siamo sempre aggiornati grazie al nostro intenso impegno per migliorarci continuamente, utilizzando la piattaforma FileMaker come punto di riferimento.
Jeff Coghlin, manager IT, Braun Electric Company
La base per un lavoro migliore
Dopo aver deciso che l'ottimizzazione del processo JSA era il primo obiettivo, il problema successivo era come realizzare tale compito. Quale tecnologia poteva fornire i migliori tempi di sviluppo e una base multipiattaforma per molte altre soluzioni in grado di automatizzare e migliorare i processi aziendali?
"Le applicazioni dovrebbero essere progettate in base alle persone e ai processi invece di richiedere che le persone modifichino il modo di lavorare per utilizzare un'applicazione," sostiene Coghlin. "Per questa ragione abbiamo deciso di creare una nostra applicazione FileMaker che si adattasse ai nostri processi."
L'amministratore delegato Ed Ott aggiunge, "La necessità di condividere le informazioni non riguardava solo il personale sul campo. Per poter ottenere di più ottimizzando le risorse, dal punto di vista del front office era necessario un sistema che restituisse dati e informazioni in tempo reale, condividendo contemporaneamente la risposta alle attività di rischio con tutti i dirigenti e i responsabili di progetto senior. FileMaker ha reso possibile questo tipo di flessibilità ed è stato un gradito cambiamento. È stato possibile evitare di aggiungere più supervisori nelle attività a rischio. Rendendo più informato il nostro attuale staff dirigenziale si è eliminata la necessità di aggiungere altro personale. Inoltre, siamo stati in grado di investire in tecnologia ad un costo complessivamente inferiore."
La soluzione doveva essere estremamente facile da usare. Inoltre, doveva funzionare offline e sincronizzare successivamente i dati aggiornati tramite connessioni cellulari nei server back-end aziendali basati su Windows, integrandosi con gli altri sistemi aziendali, tra cui le applicazioni ERP e di produttività per l'ufficio.
Larson si convinse che la piattaforma FileMaker fosse ciò che servisse. "Riuscire a soddisfare tutti i nostri requisiti sarebbe stato un impegno enorme utilizzando i tradizionali metodi di registrazione manuale," dice Larson. "FileMaker ha reso possibile la creazione di una soluzione "mobile first", un fattore importante, poiché la maggior parte dei nostri lavoratori nei team sul campo non usa i computer, ma solo dispositivi mobili. Avevamo perciò bisogno di una soluzione mobile che fosse facile da utilizzare e che si integrasse senza problemi con i nostri sistemi desktop e server back-end."
Utilizzando la piattaforma FileMaker, l'azienda ha creato un'app di analisi della sicurezza sul lavoro relativa a permessi, numero di volte che il personale di sicurezza rivede la JSA, protezione antinfortunistica, schemi in sito, pagine di registrazione, biglietti d'accesso ascensori e molto altro. La soluzione JSA ha anche automatizzato la comunicazione al team dirigenziale attraverso l'invio di notifiche di avviso.
Il tracciamento JSA fornisce alla dirigenza sul campo informazioni in sito, digitali e con funzione di ricerca. Ad esempio, ai responsabili di progetto vengono fornite informazioni sulla posizione GPS e dati quali forme di controllo dell'energia esistenti, schemi in sito, potenziali fonti di condizioni pericolose e via dicendo.
Risultato finale: sicurezza migliorata
Dall'adozione di FileMaker e delle migliori metodologie operative, la sicurezza dell'azienda è diventata un modello per il settore. Il tasso totale di infortuni è di 0,24, notevolmente inferiore rispetto alla media generale del settore, che è di 3,8. Il tasso di modificazione in base all'esperienza (EMR, Experience Modification Rate) di Braun, valore utilizzato dalle società assicurative per stimare i costi di infortunio precedenti e le future probabilità di rischio, è del 65% più basso rispetto alla media del settore.
Automatizzazione di diversi processi aziendali
L'obiettivo finale di Braun Electric è quello di automatizzare all'incirca altri 30 processi unici, ciascuno in modo da soddisfare i vari modi in cui l'azienda conduce le attività.
Il team IT di Braun ha già creato una serie di soluzioni innovative per iPad. Un'applicazione combina FileMaker con il plug-in GoMaps dello sviluppatore FileMaker SeedCode per consentire ai supervisori di vedere in qualsiasi momento dove si trovano i membri del team attraverso Google Maps. Un'altra soluzione dall'Apple App Store fornisce informazioni di tracciamento meteo per tenere informato il personale sulle condizioni meteo, permettendo di pianificare adeguatamente la giornata. Attraverso un'altra applicazione, i lavoratori ora hanno accesso istantaneo a una versione elettronica del manuale del codice elettrico nazionale (NEC) degli Stati Uniti. Anche i vecchi registri presenze sono infine diventati elettronici attraverso un'applicazione FileMaker.
In generale queste soluzioni mobili hanno migliorato la sicurezza, aumentato l'efficienza e assicurato una comunicazione migliore e più automatizzata tra il personale sul campo e la sede centrale Braun. Ott spiega: "Presto l'archiviazione e la conservazione di letteralmente milioni di documenti cartacei saranno un ricordo del passato. Le norme legali e contrattuali richiedono una conservazione che può andare dai 5 ai 7 anni. Come beneficio aggiuntivo ci sarà restituito spazio per le nostre attività, da utilizzare per qualcosa di meglio che conservare la documentazione. Sarà anche più facile recuperare con precisione i dati."
Braun Electric intende andare oltre i processi interni, utilizzando la funzionalità di FileMaker WebDirect per fornire dati di resoconto selezionati direttamente sui browser Web dei clienti.
Larson aggiunge: "Nel nostro settore, non ci capita spesso di affrontare eventi rivoluzionari. Reinventando i nostri processi con la piattaforma FileMaker e FileMaker Go per iPad e iPhone, abbiamo migliorato la sicurezza, aumentato l'efficienza, realizzato un prodotto di qualità migliore, aumentato la produttività e ridotto i costi, senza dimenticarci della maggiore soddisfazione del cliente."