In ESPN Netherlands si hanno ritmi estremamente intensi, con eventi no-stop che interessano diversi sport, canali e fusi orari. I dettagli sulle trasmissioni sono approfonditi, in quanto combinano una pianificazione di diversi mesi con inevitabili cambiamenti dell'ultimo minuto che si riflettono su commentatori, operatori, troupe di produzione, analisti e partner di terze parti.
Se gli spettatori si sintonizzano per vedere una partita, i playoff o un'altra competizione, i collaboratori di ESPN Netherlands lavorano instancabilmente dietro le quinte per assicurare che ogni evento possa essere seguito da milioni di fan in tutto il mondo.
E Claris FileMaker aiuta a realizzare tutto questo.
Non c'è spazio per l'errore umano.
Per molte aziende c'è posto per un miglioramento continuo dei processi operativi ed ESPN Netherlands non faceva eccezione. Gestire i numerosi dettagli sulla produzione per mezzo di fogli elettronici Excel condivisi su un server in condivisione non era efficiente né scalabile e lasciava spazio all'errore umano.
“Abbiamo attività di collaborazione su vasta scala con persone sparse nei nostri studi, nel reparto di programmazione, in stadi e società partner di produzione esterne,” spiega Mark Van Enckguurt, direttore pianificazione e programmazione presso ESPN Netherlands. “I dettagli di ogni trasmissione che va in onda sono numerosissimi e qualsiasi piccola modifica può avere un impatto enorme. Un singolo errore di copia e incolla può compromettere un intero evento.”
Trasmettendo eventi sportivi dal vivo tutti i giorni dell'anno, l'organizzazione aveva bisogno di trovare il modo per far lavorare tutti a partire dagli stessi dati in tempo reale (oltre a ricevere avvisi automatici sui cambiamenti di programma ed evitare sovrapposizioni e ridondanze), al fine di supportare operazioni 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Affidarsi a professionisti dello sviluppo.
Il team di ESPN Netherlands aveva ben chiara l'intenzione di mettere insieme dati significativi di persone e reparti per creare un database personalizzato su cui lavorare, ma come? La risposta è venuta da Willem-Jan Kempen, fondatore e presidente di Kempen Automatisering, una società di sviluppo di software personalizzati e partner Claris Platinum.
“ESPN Netherlands necessitava di un sistema esteso per supportare un'attività solida, poiché il database di partenza era solo il punto di partenza per raggiungere il proprio obiettivo, con l'idea di realizzare moduli Web e integrazioni di terze parti,” afferma Willem-Jan. “Claris FileMaker è l'ambiente di sviluppo rapido di applicazioni perfetto per un'organizzazione come ESPN Netherlands, poiché offre iterazioni brevi, potenza, flessibilità e stabilità. Quindi, ci siamo messi rapidamente all'opera.”
Partire da una sorgente unica.
L'idea di incaricare un partner Claris è nata dalla necessità immediata di ottimizzare le informazioni per i diversi team impegnati a lavorare sulla stessa trasmissione, riunendo trasmissioni e registrazioni in un unico luogo, per poi dare l'accesso a chiunque necessitasse di avere visibilità della produzione. Con FileMaker Kempen Automatisering ha creato un unico sistema centrale che poteva essere personalizzato ed ampliato per una serie di casi d'uso. Da qui il sistema di ESPN Netherlands ha preso il volo.
“Abbiamo diversi formati e visualizzazioni basati sulle stesse informazioni precise e le modifiche sono visualizzate nei vari documenti e viste associati,” afferma Rien Janssons, produttore di emissioni senior presso ESPN Netherlands. “Ci affidiamo a questo sistema per la pianificazione dei talenti, la programmazione degli eventi, le trasmissioni e la pianificazione di operatori e registi.”
I prossimi della lista sono integrazioni e moduli Web.
Il sistema di ESPN Netherlands si è evoluto rapidamente con la creazione da parte del team di Kempen di nuovi flussi di lavoro e il collegamento di più origini dati. Ora ESPN Netherlands ha diversi portali Web per vari scopi di pianificazione e produzione e ulteriori piani di sviluppo in arrivo. Inoltre, il sistema si integra con NEP, un'importante società di trasmissioni di terze parti dei Paesi Bassi per la condivisione di informazioni sulle necessità degli operatori, sulle risorse e sui programmi.
L'agilità nello sport acquista un significato completamente nuovo.
Tramettendo in diretta, il team di ESPN Netherlands non può semplicemente mettere in pausa e risolvere il problema. Una pianificazione rigorosa è essenziale e il sistema deve garantire l'agilità necessaria a fare cambiamenti rapidi in tempo reale. FileMaker supporta le operazioni di trasmissione in vari modi:
- L'interfaccia grafica della linea temporale consente a tutti di visualizzare gli spazi vuoti nelle trasmissioni.
- L'interfaccia di programmazione con codifica a colori è bene in evidenza e utile per segnalare elementi importanti.
- Un'ampia visibilità delle trasmissioni e della pianificazione, insieme alla documentazione sulla programmazione, sono immediatamente disponibili tramite accesso Web.
- Avvisi SMS automatici aggiornano i commentatori e gli analisti sui cambi di programma.
- Altri SMS di avviso consentono di ottenere una risposta rapida agli inconvenienti e sono personalizzabili in base all'urgenza in diversi livelli.
- La possibilità di caricare contenuti aiuta immediatamente la troupe che si occupa della diretta a gestire eventi inaspettati, come i ritardi dovuti al meteo.
Mark, direttore pianificazione e programmazione, ha sperimentato i risultati dell'automatizzazione in prima persona. “Con un unico sistema abbiamo ottenuto un'ampia gamma di funzionalità che consentono un notevole risparmio di tempo ai dipendenti interni, ai nostri partner esterni e ai liberi professionisti. FileMaker ci offre tutto il necessario per il nostro lavoro di tutti i giorni.”
Più dati, più utenti, più valore.
Con il supporto di Kempen Automatisering, ESPN Netherlands continua a far evolvere il sistema FileMaker. L'organizzazione vuole nuove integrazioni con ancora più partner ESPN per offrire più valore alle operazioni 24 ore su 24, 7 giorni su 7 dell'organizzazione.
“Man mano che il flusso di informazioni da e verso FileMaker aumenta, il sistema si rafforza,” afferma Willem-Jan. “FileMaker offre davvero un'esperienza totale. Con un buono sviluppatore e la potenza degli strumenti low-code di FileMaker, organizzazioni come ESPN Netherlands possono migliorare il proprio metodo di lavoro attraverso la trasformazione digitale.”
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