La tradizione culturale del Glenbrook High School District è ben nota ma, dietro le quinte, negli ultimi anni il distretto si è trovato ad affrontare alcune sfide. Flussi di lavoro obsoleti, basati su documenti cartacei per le attività amministrative, rallentavano le operazioni e creavano inutili colli di bottiglia.
La situazione è cambiata quando Glenbrook ha deciso di rivolgersi al partner Claris Platinum Soliant Consulting per modernizzare le numerose attività amministrative. Quello che inizialmente doveva essere un unico progetto di sviluppo presto si è trasformato in una collaborazione a lungo termine che ha introdotto l'innovazione in un'applicazione personalizzata dopo l'altra.
Innovazione delle app personalizzate con il monitoraggio finanziario.
Una delle prime soluzioni personalizzate ha riguardato il monitoraggio degli investimenti finanziari del distretto scolastico. Soliant ha utilizzato Claris FileMaker per creare un'app personalizzata che consentisse a determinati membri del personale di inserire e modificare i dati sugli investimenti, importare i nuovi investimenti direttamente da file CSV o fogli di calcolo Excel generati dalla banca e generare resoconti.
Nella nuova applicazione, tutti i grattacapi del vecchio sistema, come allegare i report della banca e archiviare i vecchi investimenti, sono stati automatizzati. Questa app personalizzata ha consentito un auditing e una rendicontazione intuitivi ed affidabili che mostravano l'interesse sugli investimenti per l'anno fiscale in corso e per quelli successivi, soddisfacendo i requisiti per gli audit annuali.
Inoltre, un nuovo portale Web ha offerto al team di amministrazione un modo semplice per monitorare e creare resoconti sugli investimenti correnti, oltre a mostrare nuovi investimenti, i report sulla maturità e gli investimenti chiusi.
Un'app personalizzata ottimizza le registrazioni degli studenti agli eventi.
In seguito, il team di sviluppo è passato all'ottimizzazione degli eventi dell'istituto superiore, come il ballo di fine anno. FileMaker ha consentito di creare un'app personalizzata per collegare le identità degli studenti ai biglietti acquistati: gli studenti possono così eseguire facilmente una scansione in ingresso e in uscita dagli eventi attraverso chioschi. Queste scansioni attivano degli avvisi in tempo reale per il personale scolastico, migliorando la visibilità e la sicurezza durante l'intero evento.
L'impatto è andato oltre il singolo evento. L'app personalizzata consente anche al team di amministrazione di capire e migliorare il flusso del traffico e reagire rapidamente nei casi di emergenza.
App per il monitoraggio degli studenti migliorano la sicurezza e l'efficienza.
A partire dal successo dell'app per le registrazioni, il team di sviluppo ha presentato strumenti di monitoraggio simili per le operazioni quotidiane dell'istituto, utilizzando FileMaker per tenere sotto controllo:
- Accessi e uscite dai locali per localizzare gli studenti in tempo reale.
- Verifica della salita sui bus per un controllo preciso dei presenti.
- Registrazioni dei ritardatari con avvisi automatici e monitoraggio dei trend.
Grazie a queste capacità di monitoraggio migliorate, il personale amministrativo può accedere ai registri per vedere quanti, e quali, studenti restano nel campus: un altro elemento cruciale per la conta dei presenti in caso di situazioni di emergenza.
Gestione automatizzata dei tesserini di identificazione degli studenti.
Successivamente, il team di sviluppo ha affrontato un'altra attività che richiede parecchio tempo, ovvero la creazione dei tesserini di identificazione per gli studenti e il personale all'inizio dell'anno scolastico o per i ragazzi che si trasferiscono nel distretto. L'applicazione personalizzata ricava automaticamente i dati dal sistema informativo degli studenti e li invia direttamente alle stampanti per badge, consentendo anche l'aggiornamento self-service delle foto e offrendo tesserini identificativi mobili.
Un altro vantaggio: i tesserini identificativi digitali sono stati sviluppati in modo che gli studenti possano averli con sé sul cellulare, riducendo i problemi di smarrimento.
Ottimizzazione del sistema di iscrizione degli studenti
Per le nuove famiglie del distretto è stato sviluppato un sistema di iscrizione ottimizzato per mantenere le attività semplici e i dati organizzati. Una nuova dashboard consente a genitori e tutori di caricare documenti, compilare moduli e monitorare l'avanzamento con notifiche automatiche e un hub per la documentazione, con i materiali richiesti per l'iscrizione.
Automatizzazione delle iscrizioni alla scuola estiva e ai programmi estivi.
Dopo aver creato il sistema di iscrizione online, il team di sviluppo ha applicato capacità dell'app simili alle iscrizioni alla scuola estiva e al campo estivo. Il team di amministrazione ora può impostare e modificare facilmente i programmi, gestire le liste d'attesa e ottimizzare le iscrizioni dei membri della community.
Un set completo di app per l'istruzione personalizzate dà impulso all'efficienza.
Claris FileMaker è alla base di un set di app personalizzate sempre più ampio che favoriscono l'efficienza, migliorano la sicurezza e semplificano le operazioni, trasformando i flussi di lavoro nel settore dell'istruzione. Alla luce del primo successo, il Glenbrook High School District ha accolto l'automazione, estendendo l'uso di app personalizzate anno dopo anno.
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