Fundada en 1964, Plena Inclusión, es una red de organizaciones que vela por el cumplimiento de los derechos de las personas con discapacidad intelectual y su desarrollo en el territorio Nacional.
Es una identidad sin ánimo de lucro que trabaja para defender y mejorar la calidad de vida de más de 150.000 personas con diferentes discapacidades y sus familias.
Plena inclusión es una confederación. Representa y coordina a un grupo de organizaciones que trabajan en diferentes autonomías. Cuenta con 32 empleados internos, que dan soporte a 950 entidades asociadas. Estas a su vez están estructuradas en 17 federaciones autonómicas y 2 entidades en Ceuta y Melilla.
Además, Plena Inclusión, participa y colabora con otras organizaciones y agentes, estando presente en organismos púbicos, redes de entidades nacionales y alianzas e internacionales
EL RETO
Aunque anteriormente Plena Inclusión disponía de una herramienta tecnológica, esta no se adecuaba a las necesidades y al crecimiento que Plena Inclusión estaba viviendo.
El gran número de entidades asociadas hacía que el registro e intercambio de información fuera muy complicado. Esta información no estaba normalizada y esto hacía, que se dedicara mucho tiempo en localizar, registrar y analizar a la hora de realizar informes, además de la posibilidad de que se produjeran errores.
Esta forma de trabajar provocaba una gestión administrativa poco ágil y nada eficiente, dificultaba el seguimiento a las empresas beneficiarias de las ayudas y la creación de informes. Siendo estos clave para conocer la situación de las familias que recibían las ayudas, su evolución en el tiempo y además, tener un seguimiento del desempeño de cada entidad junto con los recursos asignados a cada proyecto.
Ante esta situación, se planteó la necesidad de una herramienta tecnológica flexible y potente que permitiera a la confederación y sus entidades asociadas:
- Disponer de una relación actualizada de todas las entidades adscritas a los diferentes programas y ayudas.
- Tener un registro común para todos. A este registro tendrían acceso tanto empleados internos de la confederación, profesionales de las diferentes entidades colaboradoras y voluntarios, ubicados en diferentes localizaciones donde dejarían registro de su actividad.
- Realizar informes, que incluyan toda la información recogida para hacer seguimiento de el funcionamiento de las entidades y recursos asignados a cada entidad asociada y proyecto.
A todo lo anterior, hay que añadir que Plena Inclusión contaba y cuenta con un gran número de trabajadores y voluntarios con discapacidad, esto implicó, que la nueva herramienta debía contar con un diseño accesible y fácil de usar para todos.
¿Por qué la Plataforma FileMaker?
Los factores que hicieron a Claris FileMaker la plataforma elegida para el desarrollo de la nueva herramienta fueron:
- Su agilidad, a la hora de realizar desarrollos en tiempos muy breves, de rápida implementación para dar servicio a las entidades
- Escalabilidad, al permitir la creación de diferentes módulos personalizados e integrables en una plataforma global.
- Su compatibilidad y facilidad de integración con otros sistemas, como por ejemplo PowerBI para la generación de informes personalizados
Y, por supuesto, al haber tenido una buena experiencia previa con Claris FileMaker en un desarrollo anterior, les aseguraba que la nueva herramienta tuviera interfaces intuitivos y atractivos.
LA SOLUCIÓN
Trabajamos con FileMaker desde el año 2017
La herramienta es utilizada por el personal interno de Plena Inclusión, todo el personal de las entidades colaboradoras y voluntarios que trabajan en los diferentes programas con los beneficiarios y familias.
Para adaptarse a los diferentes tipos de usuarios y localizaciones, se utilizan dos tipos de accesos, el clásico FileMaker Pro, instalado directamente en sus equipos usado por los trabajadores internos de la confederación y FileMaker Webdirect para el resto de personal perteneciente a federaciones y entidades, que acceden directamente desde un navegador web.
La posibilidad de conectarse desde un entorno web facilita la movilidad y continuidad gracias a la accesibilidad de todas las personas. Gracias a esta facilidad, incluso durante los meses más duros de la pandemia, no paró la operativa de las entidades y gestión de las ayudas a los beneficiarios y sus familias.
La nueva herramienta desarrollada en Claris FileMaker tiene dos objetivos principales, por un lado, facilitar la recogida y reporte de datos y, por otro lado, centralizar la información en un solo lugar.
Para asegurar que el personal de las entidades asociadas recoge y reporta los mismos datos, la nueva herramienta Incluye diferentes formularios, de este modo, Plena Inclusión se asegura de que todos sus asociados reporten la misma información en el mismo formato.
Con FileMaker hemos podido generar una herramienta para la medición de calidad de vida de las familias de personas con discapacidad intelectual mayores y menores de edad que nos permite de forma ágil, intuitiva y simplificada tener información individualizada de cada una de ellas y trabajar en sus áreas de mejora
Afirma Rafael Robledo, Director de IT de Plena Inclusión
Además, para hacer seguimiento de las personas discapacitadas y sus familias, se crean diferentes interfaces en la herramienta que ayudan a conocer su evolución y su opinión a través de formularios, (donde también valoran a la entidad que corresponde).
Para la gestión y control de todos los usuarios que acceden a la herramienta se habilita un módulo de seguridad donde se gestiona a los diferentes usuarios, permisos y roles, diferenciando los accesos a los datos de forma jerarquizada.
La facilidad de integración de Claris FileMaker con una herramienta de análisis empresarial como PowerBI, ha permitido crear informes muy visuales y personalizados, que además son exportables a formato Excel.
En definitiva, la implementación de la nueva plataforma de Claris FileMaker, no solo ha mejorado la recogida de información en general, también ha dado un giro de 180º en la gestión administrativa: reduciendo el tiempo, eliminando tareas duplicadas, generando informes en tiempo real, el seguimiento de los beneficiados de las ayudas, que ha incidido en el mejor del trabajo en equipo entre las entidades.
¡Con la facilidad de integración de FileMaker con PowerBI, nos ha abierto la posibilidad de generar informes en tiempo real incluyendo los datos de todas las entidades y federaciones e incluso las valoraciones de las ayudas familiares!
Afirma Rafael Robledo
Las entidades y federaciones disponen de un acceso FileMaker WebDirect y acceden a la plataforma a través de un navegador web, volcando la información definida por Plena Inclusión.
Esta facilidad les ha dado la posibilidad de recoger los datos en cualquier lugar, incluso en tiempo real.
La herramienta la utilizan todos los departamentos de la confederación Plena Inclusión, sus federaciones y entidades.
Al tener la información ordenada y estructurada en la herramienta, ha permitido a todo el personal de Plena Inclusión, incluidas las respectivas federaciones, entidades y voluntarios, que trabajen de forma mucho más eficiente, con la significativa reducción de tiempos y errores en la gestión. Los datos de los informes se pueden explotar en tiempo real.
Los trabajadores y colaboradores tienen acceso exclusivamente a los datos de sus respectivas entidades y federaciones, sólo el personal interno tiene acceso a toda la información cargada en la herramienta de forma global.
Además, un equipo de responsables del módulo de seguridad se encarga de la gestión de usuarios dando permisos de acceso a las diferentes personas que usan la plataforma. También son los responsables de recepcionar las posibles incidencias de funcionamiento de la herramienta y trasladarla a Bitwok para su resolución.
Para facilitar a toda la organización el uso de la nueva herramienta. Bitwok preparó unos videos cortos, en el que se explica el funcionamiento de cada módulo desarrollado.
FileMaker nos ayuda en la gestión del sistema de calidad Plena permitiéndonos conocer en tiempo real el estado de cada expediente y tener de forma rápida acceso a una información centralizada que anteriormente estaba dispersa
Afirma Rafael Robledo
Autoevaluación
BENEFICIOS
Los tres beneficios más importantes de la herramienta:
-Credibilidad: Los informes de resultados que se consiguen con la plataforma, permiten por un lado ahorrar tiempos de gestión tanto a las entidades y confederación, como mejorar el bienestar de los beneficiarios y sus familias
- Versatilidad: Tanto cada programa de ayuda como cada familia es única, esta solución les permite disponer de la flexibilidad para adaptar sus funcionalidades y la explotación de la información según necesidades o requerimientos de cada entidad.
-Ahorro de tiempo y trazabilidad: El personal interno de PLENA INCLUSIÓN dedica su tiempo a realizar interpretaciones de resultados y aplicar sus conocimientos técnicos. Todo el trabajo manual, o repetitivo está automatizado y normalizado.
¿Cuál es tu experiencia con la Plataforma FileMaker? Buscamos historias inspiradoras como la de Plena Inclusión, si quieres compartirla con la comunidad, cuéntanos más aquí
Contacto:
Bitwok
Noelia Esguevillas
91 432 02 86
Padre Xifré 5, 28002 Madrid
Confederación Plena Inclusión España
Avenida General Perón, 32, primera planta
28020 Madrid
91 556 74 13